OSGB ile sözleşme imzaladınız, hizmet de başladı. Peki devlet bu hizmeti aldığınızı nereden biliyor? Cevap İSG-KATİP’tir. İSG-KATİP, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerini kayıt altına aldığı çevrim içi sistemdir. Uzman ve hekim görevlendirmeleri resmi olarak burada tanımlanır ve izlenir.
Kanun ne diyor?
İşveren; iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve gerektiğinde diğer sağlık personeli görevlendirmek zorundadır. Bu görevlendirmeler kâğıt üzerindeki sözleşmeyle bitmez. Sözleşmenin İSG-KATİP sistemine girilmesi ve işveren tarafından elektronik olarak onaylanması gerekir.
Önemli nokta şudur: onay tamamlanmadan görevlendirme resmi kayıtlarda görünmez. Hizmeti fiilen alıyor olsanız bile, denetimde onaysız sözleşme sizi korumaz. Bu durum idari para cezasına kadar gidebilir.
Önce şunu halledin: iki aşamalı doğrulama
Bu adım atlanırsa aşağıdakilerin hiçbiri işe yaramaz, o yüzden en başa koyuyoruz.
İSG-KATİP’e girmenin tek yolu, e-Devlet’te iki aşamalı giriş doğrulamasının açık olmasıdır. Sisteme girecek kişi — işveren, işveren vekili ya da e-Bildirge kullanıcılarından biri — kendi e-Devlet hesabında bu doğrulamayı açmış olmalıdır. Açık değilse İSG-KATİP’e giriş yapılamaz; şifre doğru olsa bile kapı açılmaz.
“Şifremi biliyorum ama bir türlü giremiyorum” diyenlerin neredeyse tamamının sebebi budur. Onay işlemine oturmadan önce bunu kontrol edin.
Pratikte ne yapmalı?
Doğrulama açıksa onay işlemi birkaç dakika sürer:
- Sisteme girin. İki yol var: turkiye.gov.tr içindeki aramaya “İSG Katip” yazıp uygulamaya gidebilirsiniz, ya da doğrudan isgkatip.csgb.gov.tr adresine giderek e-Devlet’in iki aşamalı kimlik doğrulamasından geçebilirsiniz.
- Üst menüden KURUMSAL’ı seçin. Ardından işlem yapacağınız SGK sicil numarasını seçin. Birden fazla iş yeriniz varsa her biri ayrı sicil numarasıyla listelenir; doğru olanı seçtiğinizden emin olun.
- Soldaki menüyü genişletin. Hizmet Sözleşmeleri başlığının altında iş yerinize tanımlanmış sözleşmeleri görürsünüz.
- “Onay bekliyor” durumundakileri onaylayın. Onaylamadan önce OSGB adına, görevlendirilen uzman ve hekim bilgilerine ve süre bilgilerine bakın. Onay verdiğinizde sözleşme birkaç dakika içinde sistemde tanımlanır.
- İşiniz bitince oturumu kapatın. Ortak kullanılan bilgisayarlarda oturumu açık bırakmayın.
Onay için 5 günlük süreniz var
Bu, çoğu işverenin bilmediği ve en sık başa saran nokta: sözleşme sisteme tanımlandıktan sonra 5 gün içinde onaylanmak zorundadır. Bu süre iş günü değil, takvim günüdür — araya hafta sonu ya da tatil girerse süre işlemeye devam eder.
Onaylanmayan sözleşme, 5 günün sonunda sistem tarafından otomatik olarak iptal edilir. İptal olduğunda kaldığı yerden devam edilmez; sözleşmenin yeniden tanımlanması ve sürecin baştan başlatılması gerekir. Yani “sonra bakarım” demek, işi bir hafta geriye atmak demektir.
Sözleşme yenilendiğinde veya görevli kişi değiştiğinde aynı onay süreci tekrarlanır. Gözetim OSGB olarak sözleşmeyi sisteme biz tanımlıyoruz; siz yalnızca onay adımını yapıyorsunuz ve o adımda takılırsanız telefonda birlikte hallediyoruz.
OSGB değiştirmek: sanıldığından kolay
İşverenlerin en çok tereddüt ettiği konu budur: “Mevcut OSGB’miz varken başkasıyla anlaşırsak sistem kilitlenir mi, arada açıkta kalır mıyız?”
Kalmazsınız. Bakanlık sistemi “bir OSGB aktifken diğerine geçemezsin” diye bir kilit koymaz. Mevcut OSGB’nizin sözleşmeleri dururken, yeni OSGB hem iş güvenliği uzmanı hem işyeri hekimi ataması yapabilir. O aralıkta sistemde iki uzman ve iki hekim ataması aynı anda görünebilir; bu bir hata değildir.
Çünkü Bakanlık hangi firmanın atandığına değil, her hizmet kaleminde asgari sürenin karşılanıp karşılanmadığına bakar.
Somut bir örnek: 20 çalışanı olan, tehlikeli sınıfta bir iş yeri düşünün. İş güvenliği uzmanı için aylık asgari süre kişi başı 20 dakikadır, yani toplam 400 dakika. Mevcut OSGB’niz bu 400 dakikayı atamışsa, geçiş yaptığınız yeni OSGB de aynı gün 400 dakikalık atamayı yapmak zorundadır. Bunun önünde hiçbir engel yoktur. (Kendi iş yeriniz için süreyi süre hesaplayıcıyla görebilirsiniz.)
Uygulamada geçiş anlıktır: firma yetkilisi İSG-KATİP’e girer, eski OSGB’nin sözleşmelerini iptal eder ve yeni OSGB’nin sözleşmelerini aynı ekranda onaylar. Doğru yapıldığında bir dakikalık bile boşluk oluşmaz — yani “geçiş sırasında hizmetsiz kalırız, denetime yakalanırız” endişesi yersizdir.
Geçişte size düşen tek şey karar vermek ve onay adımını yapmaktır; sözleşmeleri sisteme yeni OSGB tanımlar. Hangi OSGB ile çalışacağınıza karar verirken nelere bakmanız gerektiğini OSGB nasıl seçilir yazımızda anlattık.
Sık yapılan hatalar
- İki aşamalı doğrulamayı açmamış olmak. Giriş denemelerinin en sık takıldığı yer burasıdır ve şifreyle ilgisi yoktur. Doğrulama kapalıysa sistem sizi hiç içeri almaz.
- Yanlış SGK sicilini seçmek. Birden fazla iş yeri olan firmalarda sicil listesi uzundur; yanlış sicilde yapılan onay, asıl iş yerini onaysız bırakır.
- Onayı ertelemek. Sözleşme imzalandı diye iş bitmiş sayılır ve sistem onayı unutulur. Oysa onaylanmayan sözleşme 5 gün sonra otomatik iptal olur ve her şey baştan tanımlanır.
- Yanlış kişiyle giriş yapmak. Muhasebeci veya çalışanın kendi e-Devlet hesabı yetmez. Onayı e-Bildirge yetkilisi yapmalıdır.
- Yenileme dönemini kaçırmak. Süresi biten sözleşme sistemden düşer; yenisinin tanımlanıp onaylanması gerekir. Takvimi biz takip ederiz, ama onay adımı yine sizde olur.
- Bilgileri kontrol etmeden onaylamak. Görevli adı veya süre yanlışsa düzeltmesi sonradan uğraştırır. Onaydan önce iki dakika ayırıp kontrol edin.
İSG-KATİP işlemlerinizde takıldığınız her adımda yanınızdayız. Teklif ve sorularınız için bizi 0224 666 00 11 numaralı telefondan arayabilirsiniz.